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【受付突破 編】テレアポで受注件数を増やすために今すぐやるべきこと7選

【受付突破 編】テレアポで受注件数を増やすために今すぐやるべきこと7選

社会人1年目で営業部門に配属になった方の多くは、テレアポを中心とした新規顧客の獲得ではないでしょうか?
テレアポにとって、第一関門は「受付突破」です。
アポイントをとりたい相手は受付の方ではなく、担当者や決裁権者ですが、電話をしてまず繋がるのは受付。
この受付をどうにかして突破したい!

今回はそんな思いを抱いているビジネスマン・ビジネスウーマンの悩みを解決します。

[1]コツ①自分はなぜテレアポを行っているのかの認識を確立すること

誰でも、突然知らない人から電話がかかってきたり、突然の訪問には警戒心を抱くものです。
とりわけ電話は、「声」のみでしか情報を伝えることができないため、どんな人が電話をかけてきているのかを声からしか想像することができません。

より成約率を達成するためには、とにかくお客様に直接会うことが大切です。
直接会うことにより、「声」での情報提供ではなく、自分自身の外見や表情、資料という「視覚的側面」から情報提供をすることができます。

営業に携わっている人は皆、日々数字や成果に追われているでしょう。
その中でテレアポの場で商品を売り込もうとしたり、商品のメリットを伝えることに注力している営業マン・営業ウーマンが多く見受けられます。

成約の確率を上げるためにも、商品の説明をする機会を作る=商談の日程を取り付けることに注力する必要があります。

一回の電話で説明からクロージングまで行おうとすると、電話の相手にかなりストレス与えることになり、結果的に信頼関係を構築することが困難になります。

まずは一度、会っていただくことをゴールに定めてテレアポを行いましょう。

例えば、話の内容のイメージとして、

  1. 今よりもビジネスが豊かになった自社がイメージ出来る
  2. 今まで解決出来なかった問題が解決してスッキリしているイメージが出来る
  3. 想像もしていなかったようなことが出来そうな気がしてくる
  4. 話を聞かないと損してしまうかも知れないと気が焦る
  5. 業界全体の理解がある

以上が挙げられます。

お客さまが、今よりも幸せになっている未来の自分がイメージできるような話しであれば、慌てて電話をガチャ切りしようとは思わないのです。
なぜなら、人は、「自分が得する話」「自分が損する話」には反射的に興味を示すからです。その1点を意識してテレアポのゴール設定を「お客様に会う事」にしてみましょう。

[1−2] コツ②「朝9時前」と「夜18時以降」を狙ってみる

受付突破のコツは、電話をかける時間帯にもコツがあります。
多くのみなさんはテレアポを営業時間内に架電することが多いとおもいます。
しかし、自分が営業時間内にテレアポを行うということは架電先の企業の方も営業時間です。
つまり、営業時間=受付が電話対応ということです。

これを逆手に取り、朝の9時より前、もしくは夜の18時以降に架電してみましょう。

営業時間外に架電することで、経営層や担当者に直接つながる可能性が高まります。

[1−3] コツ③担当者にしかわからない質問をする

受付の方は、日頃から営業の電話を数多く受けています。
営業の電話をいかに見極め、取り次がないかを判断するプロです。
会社の中には、営業電話に対する対応を事前にマニュアル化し、担当者が余計な時間を使わなくていいような仕組みを作っています。

つまり、簡単な質問に対する返答は、すでに用意されており、そこで会話が終わってしまいます。
そうであれば、担当者や決裁者にしか答えられないような質問を投げかけましょう。
そうすれば、受付の人は自分では答えることができないので担当者に電話を回すしかありません。

[1−4] コツ④伝言を利用してみよう

営業の電話の場合、担当者に取り次いでもらおうとしても「離席中」や「外出中」と言われ取り次いでもらえないケースが多いです。
その場合は、受付の方に伝言を頼んでみることもコツです。

「担当者様にご伝言をお願いできますか?」と、切り出し、要件を手短に伝えましょう。
ここでのポイントは、要件を明確にしつつも話を聞いてみたいと思わせるフレーズをどれだけ盛り込めるかどうかです。

最後に担当者の方の氏名を聞くことも忘れずに。

そして後日、改めてその企業に電話をしてみましょう。

「先日、〇〇様にお伝えしたことがあるのですが、その返事を伺いたくご連絡しました。」
こんな具合です。

担当者の名前を聞き出すことで、より親近感がわき、取り次いでもらえる確率が高くなります。

また、「聞いてみたい」と思わせるフレーズを盛り込むことで電話先の企業から折り返しの電話も期待できます。
折り返しの確率を高めるために売り込みをしない内容にしておくと効果的です。

受付の伝言は必ず通るという原理を使って戦略を立ててみましょう。

[1−5] コツ⑤言葉遣いを丁寧に。電話越しでも笑顔で。

電話をかけるときにも、「対人」のマナーを意識してみましょう。
電話先の方への伝達手段が言葉遣いだけになってしまうテレアポだからこそ、言葉遣いだけでなく、表情や姿勢、うなずきなど視覚的な部分も意識して電話をしてみましょう。

表情が明るくなると、声のトーンが変わります。
見えなくても、目の前に相手がいるという意識で話すと、誠意が伝わります。

また、電話でのマナーも合わせて注意しましょう。

  1. ハキハキと聞き取りやすい話し方を心がける
  2. 「あの」「えっと」「その」などの感嘆語を言わない
  3. 理論的に物事を整理し、自信を持って伝える

いかに心地よく相手に伝えることができるかを、意識して電話対応を心がけましょう。

[1−6] コツ⑥「担当者」という表現を避ける

法人向けにテレアポを行う際、多くの営業マン・ウーマンが「ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」というフレーズを使ってしまいがちです。

「ご担当者様」というフレーズを使うだけで、受付の方は「この人はまだ取引がない会社だな」「営業の電話だな」といことを見破ってしまいます。
そのため、すぐに断られてしまいます。

そんな時は、「ご担当者様」というフレーズを使わず、「責任者の方に喜んでもらえる内容ですが…」などフレーズを工夫してみましょう。

また、それでも断られてしまう場合は、次回連絡するときのために担当者の名前を必ず聞いてから電話を切るようにしましょう。

[1-7]コツ⑦テレアポのターゲットを変える

営業のテレアポに従事している人は、毎日の架電にために、ターゲット企業の情報が少なくても各企業の電話番号をリスト化して架電していると思います。

しかし、無作為にリスト化していたらそもそもターゲティングに失敗している可能性があります。

企業規模、従業員数、資本金、事業展開、業種など多角的に判断する目を養い、どんな企業をターゲットにすれば話が通りやすいのかを自分自身で事例が持てるようにしましょう。

ただ闇雲に架電するのではなく、既存のリストを見直し戦略的に架電していきましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
テレアポにおいて受付突破できるかできないかは契約をいただく第一関門です。
1社1社の架電を大切に、契約につながるトークを心がけていきましょう。

 

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