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登記簿謄本・登記簿抄本とは?いろいろある“登記〇〇”を知っておこう!

登記簿謄本・登記簿抄本とは?いろいろある“登記〇〇”を知っておこう!

「登記簿謄本もらってきてもらえる?」と上司に言われたあなた。「承知しました。」…とは言ったものの、内心、「えっと…登記簿謄本って何だっけ!?(汗)」と焦っている方はいませんか?

“登記簿謄本” “登記簿抄本” “現在事項証明書” “履歴事項証明書”…といろいろな言葉が出てくると、もうわけが分からなくなりますよね。そこで今回は、登記簿にまつわる話をしていこうと思います。

[1]登記簿謄本とは?

登記簿とは、その会社についてのある一定の情報が記載されている帳簿のことを言います。この登記簿ですが、何か変更があった際には、その変更日から2週間以内に管轄の法務局にて申請手続きが必要となります。

そして、この登記簿を写したものが“登記簿謄本”となります。

[2]登記事項証明書とは?

登記事項証明書と登記簿謄本がごっちゃになってる…と思ってる方がいるかもしれませんが、実は、ほぼ同じことを指しているのです。

なぜなら、“登記事項証明書”というのは、紙媒体の“登記簿謄本”をコンピューター処理で電子化したものだからです。

[3]登記簿抄本とは?

もう一つ混乱しやすいのが、”登記簿抄本”です。“抄本”の意味は「原本から一部を抜粋したもの」ということになりますので、文字通り、登記簿(登記簿謄本)から一部を抜粋したものということです。

また、上記の意味から、謄本のことを「全部事項証明書」、抄本のことを「一部事項証明書」などということもあります。

[4]登記簿謄本(登記事項証明書)の種類(4つ)

上記3つの言葉の意味はお分かりいただけたかと思いますが、他にも「〇〇事項証明書」というのを聞いたことがある方は多いかと思います。「え…、まだあんの!?」という声が聞こえてきそうですが…。それは何かと言いますと、登記簿謄本はさらに4つの種類に分類されているということです。一つずつ見ていきましょう。

[4-1]現在事項証明書

現在事項証明書とは、会社の商号、成立年月日、取締役等の氏名、(重要財産委員,監査役,委員会委員,執行役及などの)就任年月日等、現時点で効力のある情報が記載された証明書のことを言います。

商号と本店所在地においては、現在効力のある商号や本店所在地と直前の商号や本店所在地の両方が記載されていますが、他の事項に関しては、過去の情報の記載はなく、現在効力のある情報のみが記載されています。

[4-2]履歴事項証明書

上記で書いた、現在事項証明書に記載のある現在効力のある事項に加え、申請手続きを行う3年前の1月1日から申請を行う日までの間になされた、変更事項も記載された証明書のことを履歴事項証明書と言います。変更時に抹消されたものには下線が引かれています。

この証明書(全部事項証明書)は、取引先、銀行、官公庁への登記簿提出の際に必要となるものです。

また、登記簿は本店を管轄する法務局で記録されるため、法務局の管轄が変更されるとその法務局での登記記録は閉鎖されます。ですので、過去の登記記録を確認したい際には、次で説明する、「閉鎖事項証明書」を取得する必要があります。

[4-3]閉鎖事項証明書

現在効力のない閉鎖した登記事項が書かれた証明書のことを、閉鎖事項証明書と言います。上記でも述べましたが、現在は既に抹消されていて、履歴事項証明書には載っていない過去の情報を知りたい際に用います。通常は、3年以上前の会社についての情報を取得したい際に用います。これらの情報がコンピューター化された時期というのは各法務局で異なりますので、紙媒体の物しかない場合は、「閉鎖登記簿謄本」を用いることになります。

[4-4]代表者事項証明書

代表者事項証明書とは、その会社における代表者について書かれた証明書のことを言います。別名、「代表者資格証明書」「資格証明書」などと言われることもあります。この証明書の使われ方は、裁判所での申し立ての際の資格証明、許認可を申請する際の添付書類、などがあるようです。

会社の代表権を証明する書類ですので、証明書の内容は、「商号」「本店」「代表者の資格」「氏名・住所」のみが記載されているシンプルなものとなります。

現在はほとんどがコンピューター化されているものかと思います。また、仮に二人以上代表者がいる場合は、その内の一人のみを請求することも可能です。

[5]登記簿謄本(登記事項証明書)の取得方法

登記簿謄本(登記事項証明書)においては、取得が制限されている戸籍謄本や住民票等の個人情報とは違い、そもそもの目的が「自分以外の人に権利内容を知ってもらう」というところにあるため、所定の料金さえ支払えば、身分証明書も必要なく、誰でもが取得できるものです。また、全国のどの法務局でも取得可能で、本局ではなく、支局や出張所でも発行してもらえます。

また、料金に関しては改定されることがあるので、法務省のホームページで確認しておきましょう。

[5-1]取得方法

[5-1-1]法務局で取得

管轄の法務局で申請書を記入します。

書き漏れがないことを確認し、登記印紙を貼り、窓口へ提出します。

[5-1-2]郵送で取得

管轄の法務局を調べるところは上記の方法と同様です。申請書、登記印紙(郵便局で購入可能)、返信用の切って、この三点をその法務局に郵送します。

[6]登記簿謄本(登記事項証明書)の閲覧方法

「取得」と同様に閲覧に関しても、誰でもが可能です。最近ではほとんどの登記簿が紙媒体ではなくコンピューター化されていますので、閲覧のために「登記事項要約書」というものを印刷してもらうこともあるそうです。

しかし、こちらはあくまでも閲覧ですので、コンピューター化されていないものを資料として(印刷して)郵送してもらうということはできません。

また、料金に関しては改定されることがあるので、法務省のホームページで確認しておきましょう。

[7]登記簿から何が分かる?

一般の人がいきなり登記簿を見たところで、何が良いのか悪いのかの判断は難しいかと思います。ですので、ここでは基本的なことにしか触れませんが、一番気にしていただきたいのは、「会社名(商号)の変更が頻繁に行われていないか」ということです。商号を変更するということは、そのままの商号では何か困ること(不祥事や隠したいこと)があるということも考えられるからです。もちろん、健全な理由(事業拡大等)で変更される企業もありますから、変更=何かおかしい、というわけではありません。頻繁に行われていないか、また、なぜその時期に変更されているのか、等をきちんと把握することが大切です。また、本店所在地についても、短期間で頻繁に変わっていないか確認しておいたほうが良いでしょう。その他にも、何か不審な点が少しでもあった場合には、そのまま放置せずに確認するようにしてください。今はトラブルが起きてないため、あまり必要性を感じないかもしれませんが、後々何か問題が生じてからでは手遅れです。注意深く確認しましょう。

[8]まとめ

以上が、登記簿謄本をはじめ、登記簿に関する話になります。

登記に関しては、普段のお仕事の中でそう頻繁に関わる話ではないかもしれませんが、いざという時に知っていれば、すぐに行動できるのではないかと思います。

細かなことは、必要な際に法務省に問い合わせてみればいいと思いますが、基本的なことは押さえておくと、今後役立つ時が来るかもしれませんね。ぜひ参考にしててみてください。

 

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