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デキるビジネスマンは優先順位が4つだけ「仕事の優先順位の付け方」でもう迷わない!

デキるビジネスマンは優先順位が4つだけ「仕事の優先順位の付け方」でもう迷わない!

「要領が悪い!」
あなたは上司や周りの人からこのように言われた経験はありませんか?

要領が悪いとは、物事を上手に効率良く進めることができていない状態を指します。
仕事などが期限ギリギリまで終わらない・やることが山積みになってしまうという例が挙げられます。
また、「無駄が多い」と言われたことがある人もいると思います。

では、なぜそのような状態になってしまうのか。
その理由として、「優先順位の付け方ができていない」ということが挙げられます。
とりあえず目についたタスクから片付ける。
また自分のやりたいものから進めていく。
これらに当てはまる人は、物事の優先順位がつけられていない状態です。

では正しい優先順位の付け方とは何か。
今回はこれを見ていきたいと思います。

[1]優先順位をつける意味ってありますか?

「期限ギリギリでも終わればいい」
そう考えている人は少なくないと思います。
しかし、「優先順位を付ける」という作業を加えることによって、たくさんのメリットが生まれます。

[1−1]『何をすべきかがはっきりする』

優先順位を付ける上で自分のタスクを洗い出すことは必須条件です。

なぜなら、タスクの全体を把握できていないと優先順位はつけられないからです。

例えば冷蔵庫の中を思い浮かべてください。
同じ食品が二つあったら、賞味期限の早いものから通常は食べますよね?
しかし、そもそも「いくつあるか」を把握してなかった場合は、どうなるでしょうか。
目についた方から食べてしまい、結局後になって、賞味期限が切れてしまった方が出てきた、なんてことになってしまいます。

これはあまりいい状況とは言えませんよね。
仕事でも一緒です。
後になって、締め切りが過ぎていたなんてことになってしまいます。

なので「タスクの洗い出し」は必須作業なのです。
そのため、この洗い出す作業で『自分が何をすべきか』ということがはっきりします。

また、洗い出しのコツは「思いついたものから書き出す」です。
ここで一番大切なことは、タスクを視覚化することなので書く順番などは気にせず、とにかく洗い出しましょう。

[1−2]『作業の質と効率が上がる』

優先順位を付けてその通りに進めるということは、順序良く上手に物事が進むということです。
今何をやるべきか、次に何をやるべきかがはっきりしているため、「次は何しよう」と考える必要がなくなり、仕事がサクサク進みます。
すでにタスクの洗い出しが進んでいるため、急にタスクが舞い込んでもどのタイミングですべきか、すぐに決めることができます。

つまり今まで悩んでいた時間がタスクの消費に当てられるため、回転率が上がります。

また、締め切り前に余裕を持って、終わらせることができるので、精神的な余裕ができます。
その結果、ミスが減ったり、急な変更にも柔軟に対応することができます。

[2]正しい順位付けの方法とは?

まず前準備として、前項([1−1]『何をすべきかがはっきりする』)でお伝えしたタスクの洗い出しを行ってください。

また、タスクを忘れないことも大切です。
すぐにメモするか、ポストイットなどで分かるようにしておきましょう。

[2−1]重要性と緊急性

タスクの重要性はどう判断すればいいでしょうか?
これはそのタスクが進まないことで、どのようなことが起きてしまうかということを吟味することで見えてきます。

【例】あなたには2つのタスクがあります。

  • A クライアントから依頼された仕事
  • B 自分のデスクの片付け

この時、どちらの方が重要でしょうか?
もちろん、Aの方ですよね。
なぜなら、与える影響の規模が違います。
Aのタスクが終わらないとクライアントに迷惑がかかってしまい、また自社にも悪い影響が出てしまいます。
Bも大切なことですがAを優先すべきということは一目瞭然です。

一方、緊急性の判断の仕方は割と簡単です。
緊急性とは、どれだけ早く終わらせるべきかということです。
締め切りなどを思い浮かべると良いでしょう。
明日までのタスクと一ヶ月先が締め切りのタスクがあれば、明日までのものを先にやりますよね。

[2−2]グラフにおける4つの分類

さて、タスクの重要性と緊急性については、理解できたと思います。
この項では実際に順位付けの手順を紹介していきます

ステップⅰ
まず、下図のようなグラフを作成してください。

このグラフの縦軸は「タスクの重要性」を表しており、横軸が「タスクの緊急性」を表しています。

ステップⅱ
タスクの一つ一つの「重要性が高いか低いか」「緊急性の高いか低いか」を吟味して4つに分類してください

ステップⅲ
さてここで重要なのがどのエリアから行うべきかということです。
ここではわかりやすくA B C Dで表します。

  • A 重要性は高いが緊急性は低いタスク
  • B 重要性が高く緊急性も高いタスク
  • C 重要性が低く緊急性も低いタスク
  • D 重要性は低いが緊急性は高いタスク

皆さんはどこを最初にしますか?
もちろんBの「重要性が高く緊急性も高いタスク」が一番ですよね。
重要度も高く、緊急性も高いタスクはすぐにでも取り掛かりましょう。
しかしこのタスクはできるだけ減らしたいと思いませんか?

そこで次に手をつけるべきエリアはAの「重要性は高いが緊急性は低いタスク」なのです。
一見、Dの「重要性は低いが緊急性は高いタスク」を次にやるべきように見えます。緊急性があるのにAが優先するのはなぜでしょうか。
それはAを先に片付けることによってBが発生しにくくなるためです。
Bのエリアのタスクは突然舞い込むこともありますが、締め切りなどが近づくことによってAからBになることが多いためです。
つまり、Aを先に片付けることでBの発生率は低くなります。
また、事前にAが片付いていることによって、突然Bのタスクが舞い込んでも余裕で対処できます。

Dのタスクが全て後回しで良いわけではありません。むしろDのタスクは、工数を減らすことに勤めた方が良いでしょう。Dのタスクで当てはまるものとしてあげられるのが電話対応やメールの返信などです。二度手間にならないように注意しましょう。

【優先順位まとめ】

  • ⑴   B重要性が高く緊急性も高いタスク→なるべく減らす
  • ⑵   A重要性は高いが緊急性は低いタスク
  • ⑶   D重要性は低いが緊急性は高いタスク
  • ⑷   C重要性が低く緊急性も低いタスク

[3]まとめ

いかがでしたでしょうか?
優先順位をつけることによって得られるメリットはたくさんあります。
ぜひこの4つのエリアを意識して優先順位をつけてみましょう!

 

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