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PDCAサイクルを回すとは?具体的な使い方を紹介

PDCAサイクルを回すとは?具体的な使い方を紹介

PDCAサイクルを回す」

何かプロジェクトを立ち上げた時によく言われる言葉ですが、PDCA サイクルという言葉をご存知でしょうか?PDCAサイクルはビジネスの場でも、プライペートでも使うことができる万能なものですが、意味を知っていてもなかなか日常に役立てられていないかたは多いかもしれません。

いわゆる「計画を立て、実行して、検証して、改善する」をどうやって具体的にやったらPDCAサイクルをまわすことが出来るのか。今回は実践的にPDCAサイクルを回す方法を紹介していきたいと思います。

[1] PDCAサイクルとは

実践的にPDCAを回すための方法を見る前に、念のためPDCAサイクルとは何か簡単におさらいをしていきたいと思います。PDCAサイクルとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(確認)、Action(改善)の4つの言葉の頭文字を並べたマネジメント手法です。

これらの4工程を回していき業務の改善を行っていきます。もともとは企業の生産管理や品質向上の効率化を図るために用いられましたが、今ではそれらの事業に限らず様々なことにおいて活用されています。Yahooやリクルートなどの大企業でも取り入れられており、多くの企業が実践している手法です。

[2]PDCAの各要素

次はPDCAの各要素とは何を意味しているのか、見ていきたいと思います。

[2-1]Plan:プラン(計画)

Pは計画を立てることです。何事も無計画に思いつきで行っていては、改善することができません。改善して成果を上げていくためにも、基盤となる計画を立てることが必要になります。PDCAの各要素どれも重要ですが、Pは特に重要です。そもそもの計画がテキトウであれば、その後のフェーズをどんなに正確にやっても改善できない可能性があります。

「準備が8割。」

計画の出来次第でPDCAサイクルが回るかどうか決まります。ですから、Pの計画は非常に重要と言えます。

[2-2]Do:ドゥ(実行)

Doは実行することです。先ほどのP(計画)で立てた計画を実際に行います。

計画に沿ってとにかく実行していきましょう。実行したくてもなかなか行動に移せなかったり、何を具体的にしたら良いのかわからなかったりする場合は、Pでの計画が甘いということです

ですので、実行できないのであれば実行できる計画を立てるように、再度Pに戻って計画を立て直しましょう。

[2-3]Check:チェック(評価・確認)

PDCAサイクルのCは確認です。P (計画)に基づいて、どれだけD(実行)ができたか、そして計画を達成できているのか評価・確認を行います。実行したものが目標や目的に対して有効的であったか、施策の良し悪しを判断していきます。判断を客観的にするためにも、数値を使って達成状況を見極めていきます。

[2-4]Actionアクション(改善)

PDCAサイクルのAは改善です。先ほどのC(評価・確認)で行われた結果をもとに、今後の計画や対策を改めて決め直します。実行した施策を続けるのか、再度目標を決め直すなど、Cからの結果をもとに改善策を考えていきます。

[3]PDCAサイクルが回らない場合に考えられる問題点

PDCAサイクルは認知度もあり、多くの企業に取り入れられているのにも関わらず、しっかりと回すことできず途中で頓挫してしまうことがあります。

「PDCAサイクルが回らない」

どうしてこのような状態になってしまうのか?
よくある問題点をいくつか上げていきたいと思います。

[3-1]計画が数値化されていない

Pで計画を立てる時に、目的や目標などの追うべき指標が数値化されていない場合です。

  • 「お客さんをたくさん呼び込む」
  • 「お客さんを70人呼び込む」

この2つの目標の違いは一目瞭然だと思います。上が数値で表すことができない定性的な目標で、下が数値で表すことができる定量的な目標です。なぜ数値化しなければいけないのかと言うと、数値化していないとCで施策の評価を確認する際に、正確に判断することができないからです。

「お客さんをたくさん呼び込む」では人によって解釈が異なり、30人呼んだらたくさんと感じる人もいれば、100人呼ばないとたくさんとは思わない人もいるかもしれません。このように目標の定義化ができておらず、見る人のよって達成度合いが変わってしまう計画では、PDCAサイクルを正しく回すことができません。

[3-2]計画に時間を必要以上に時間をかけすぎる

Pの計画に時間をかけすぎてしまい、実行がなかなかされない場合です。確かにしっかりと計画を立てる必要があるのですが、必要以上に時間をかけすぎてしまうのは本質を理解していません。

PDCAサイクルを回す有効な理由は、実行して改善していくことができるからです。新規事業や未知の分野に挑戦する時など、特に失敗したくないという気持ちが強くなり入念に計画を立てることがあると思います。

ただ、どんな優れたビジネスマンでも100%計画通りに進めることは不可能です。また、正解を当てるまで動けずにいて市場が変わってしまったり、先に他社が同じようなことを行ってしまったりする可能性もあります。

ですから、PDCAを回す時は本質的な失敗とは何か考えてみてくだい。その上で多少の失敗はつきものだと開き直り、実行していくことが重要になっていきます。

[3-3]目標が現場とかけ離れすぎている

決めた目標があまりにも壮大すぎて、現場のモチベーションや環境とかけ離れすぎている場合です。つまり、「机上の空論」であるということです。

目標は低くてはダメですが、あまりにも高すぎてもいけません。特に計画者と計画を実行する人が違う場合は、目標のバランスを考えなければいけません。先ほども述べたように、どんな完璧な計画も実行できなければ全く意味を為しません。

計画は実行できるものである必要があります。

そのためにも現場で実行するものの意見を参考にした計画を立てたり、モチベーションを上げるような仕組みを考えたり、目標を達成可能だと思わせる工夫が重要になります。

計画者と実行者が同じ場合でも、手を伸ばせばギリギリ届くぐらいの達成した姿が想像出来る目標を立てるようにしましょう。

[4]実際にPDCAサイクル回すための方法

では問題点を踏まえたところで、実際にPDCAサイクルを回すための方法を紹介していきたいと思います。初めての人でも、手順通りに行うことで出来るように書いていきます。

[4-1]ゴールを明確に決める

まず始めにすることがゴールを決めることです。ゴールとは、PDCAサイクルを回す目的であり、達成したい目標のことです。ゴールを決めるルールとして2つ守るべき項目があります。

1つは定量化したゴールにする。つまり、達成したいことを数字に落とし込んで表現するということです。

2つ目は期日を入れることです。いつまでの達成したいのか、達成するまでの期間を決めましょう。

この2つを落とし込むためのフレームワークを1つ紹介します。

「××××年〇月△日までに、〜(数字を入れた測定可能な事象)を達成することで、〜(どのような状態になりたいか)となる」

例:

「(前半部分)2017年8月31日までに単月の売上を100万円以上にして、(後半部分)会社の新人記録を塗り替えて表彰される」

この型に沿って数字と〜の部分を埋めます。そうすることで自然に定量化された明確な目標を決めることができます。また、一般的ならば前半部分まででも良いのですが、できるならば後半のどのような状態になりたいかも決めるようにしてみてください。

後半部分を決めることで目標を達成した時に自分やチームがどのような状態になっているか可視化することができ、モチベーションを上げやすくなるからです。

数字だけの目標では、どうしても自分がやる意味を見出しにくくなります。そうならないためにも、この目標を達成することで自分にとってどんな意味があるのか考えてみることが有効になります。

[4-2]現状とゴールとの「差」を洗い出す

明確なゴールが決まったら、一度現状を見つめます。そして、ゴールから逆算して現状の足りない部分を洗い出しましょう。現状とゴールの差を明確にすることで、正確な目標達成するための道のりを把握することができます。

例:

  • 目標は「単月の売上100万円以上」
  • 現状は「2月時点で単月の売上は50万円」

足りない部分は売上を50万円あげること。つまり、あと半年で売上を50万円あげることが必要であり、そのための計画を立てる必要があるということです。

目標は「単月の売上100万円以上」ですが、0から100万円売りあげる方法を考えるわけではありません。今よりプラスして50万円売りあげる方法を考えれば良いわけです。

この違いは大きく、「差」を理解しない場合としている場合では、アプローチ方法は異なり、それにかかる時間も手間も変わってきます。ですから、最小限のコストでスピード感を持って達成するためにも、ゴールから逆算して現状との「差」を洗い出しましょう。

[4-3]どうすれば思考でゴールを達成することができる課題を考える

ゴールと現状の「差」を把握することができたら、次はゴールを達成するための課題を考えます。課題の考え方のポイントとしては、“どうすれば思考”で考えることです。

どうすれば思考とは、名前の通りにどうすればゴールを達成することができるのか考えることです。具体的なやり方は以下のとおりです。

どうすれば思考で課題を洗い出す方法

  1.  ゴールを「どうすれば〜(ゴール)事ができるか?」という質問形式に書き換える。
  2.  書き換えたら、質問の答えを最低でも10個以上書き出す。
  3.  答えを書き出す時は、その答えが実際に可能かどうかは考えない。とにかくどうすればできるのか?とアイディアを量産することに集中する。

例:

「どうすれば2017年8月31日までに単月の売上を100万円以上にして、会社の新人記録を塗り替えて表彰される事ができるか?」

  • 新規取引先を開拓する
  • 1社当たりの単価を上げる
  • 事務作業を減らして営業時間を増やす
  • 新サービスを販売する
  • 100万円以上売り上げている先輩と一緒に営業する
  • 大型案件のお客さんだけに絞る
  • 過去に失敗したお客さんに再度アプローチをする
  • お客さんにお客さんを紹介してもらう
  • 今より稼働時間を増やす
  • アポ時間を効率良く削減して1日に回れる件数を増やす

[4-4]クリティカルな課題を決めて、KPI化する

ゴールを達成することができる課題を洗い出すことができたら、クリティカルな課題を決めていきます。クリティカルな課題とは、ゴールを達成するために特に有効的な課題のことです。

決める方法として、以下のポイントを基準に順位をつけていきます。

  • 実行時の効果は高いか(費用対効果)
  • 手っ取り早く実行することができるか(スピード)
  • 効率よく実行することができるか(効率)

それぞれの観点から順位をつけたら、クリティカルな課題として総合順位の良いものを3〜5つピックアップします。クリティカルな課題が決まったら、それをKPI化します。

「事業の立ち上げ時に欠かせないKSFとは?」
こちらの記事でも述べていますが、KPIとは簡単に言うと目標を達成するために通過する必要がある指標のことです。

言い換えると、「達成することができれば、同時にゴールも達成することができる指標」ということになります。ここではクリティカルな課題を数値化したものが、同様な意味を持つ指標になります。

ですので、クリティカルな課題に数値を入れ込み、測定可能な指標に変換させましょう。(既に数値が入っていて測定可能な課題の場合はそのままでも良い)

例:

クリティカルな課題

  • 新規取引先を開拓する
  • 1社当たりの単価を上げる
  • 過去に失敗したお客さんに再度アプローチをする

KPI化したクリティカルな課題

  • 毎月30件以上新規のアポを取り付ける
  • 既存の取引先10社の単価を3万円あげる
  •  過去にアポを取った会社を100社リストアップして、再度アポを取り付ける」

このように数値化したKPIにすることで、測定可能な計画を立てることができます。

[4-5]KPIを達成するための具体的なタスクを洗い出す

KPIを決めたら、それぞれを達せするための具体的なタスクを洗い出していきます。ここでもどうすれば思考を使って、実行可能なタスクになるまで分解して落とし込んでいきます。

そして、洗い出したタスクに期日をつけます。

例:

「どうすれば毎月30件以上新規のアポを取り付ける事が出来るか?」

どうすればできるか考える

  • 100件テレアポをする
  • 名刺交換して連絡する
  • セミナーを開いて見込客を集める
  • ダウンロード資料から得たリストにメールマーケティングを行う
  • 飛び込み営業をする

さらに分解して実行可能なタスクに落とし込む

「100件テレアポをする」をタスクに分解すると

  • インターネットで検索して100社分のリストを作成する(3月1日まで)
  • リストに沿ってテレアポを行う(3月3日まで)

[4-6]図やロジックツリーなどを使用して計画を見える化する

実際のタスクまで落とし込むことができれば、あとは計画を見える化しましょう。ゴールから実際のタスクまでの流れを図やロジックツリーなどを使用して、繋がりを可視化させます。

こうすることで日々のタスクを何のためにやっているのか、わからなくなることを防ぐことができます。また、評価・確認する際にもうまくできている部分とできていない部分をイメージで理解することができるので、客観的に問題点を把握しやすくなります。

わかりやすく見える化することができれば、どのような方法でも構いません。チームで行う場合は達成マップのようなものを作って、コミュニケーションを図りながら行うのも良いかもしれません。

ここまでPDCAサイクルのPになります。

[4-7]計画したタスクを実行していく

Pの計画ができたならば、その計画に沿って実行していきましょう。基本的には期日どおりに進めていくのですが、トラブルや予期せぬことが起きて期日どおりにいかないこともあると思います。

その場合は前後のタスクを確認して、実行できるように期日を調整していきましょう。また、実行したタスクには目印を付けるなりして、実行したことがわかるようにしていきましょう。そうすることで前に進んでいることを実感することができるようになります。

[4-8]進捗をチェックする日を決める

計画に沿って実行し始めたら、次はPDCAサイクルのC(評価・確認)です。Cは計画通りにことが進んでいるかチェックするのですが、定期的にチェックするタイミングを決めましょう。

毎週金曜日に進捗を報告するミーティングを開催するなど、チェックする仕組みを決めてしまいます。やりっぱなしの状態を防ぐことができますので効果的です。

[4-9]KPIをもとに改善する

チェックした後はAの改善を行っていきましょう。改善の方法はKPIに沿って見ていきます。例えば、決めたKPIを達成することができたがゴールを達成することができなかった場合。

なぜ達成できなかったのか、逆にゴールに近づいたことを分析してから、再度KPIを決め直します。

KPIの決め方は今までと同じ手順です。

またKPIを達成することができなかった場合は、KPIを達成するため行ったタスクを同様に分析してから、再度タスクを決め直していきます。こちらの決め方も今までと同じ手順です。基本的にはKPIは達成するまで変更しないほうが良いかもしれません。

というのも、KPIは仮説であるもののクリティカルな課題だからです。考え方として、この課題を解決できなければゴールは達成できないはずです。

そのためここを簡単に変えてしまうと、計画そのものが破綻してしまいます。

ただし、実行していくうちに既存のKPIがクリティカルな課題ではないと判断することができる場合は、未達成でも変更しましょう。

ここに関しては色々な意見があると思いますが、個人的には何が正解かわからいない以上、クリティカルであろう課題を解決し続けることが効率的な上がりへの近道だと考えています。

[5]まとめ

PDCAサイクルを回すとは、このように計画を実行していき、計画のブレを小さくしていくことです。ビジネスだけでなく、プライベートの目標達成にも使えるのがPDCAサイクルです。

一度やり方を覚えてしまえば、強力なツールとなります。この機会にぜひ実践して身につけてもらえればと思います。

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